Für Immobilienbewirtschafter:innen ist die Bearbeitung von Mieteranliegen Alltag. Die Planung von Reparaturen, allfällige Rückfragen und die Zusammenarbeit mit externen Dienstleister:innen und Handwerksbetrieben müssen koordiniert werden. Aber, wenn beispielsweise das Auftragsvolumen schnell steigt, kann der Überblick verloren gehen.

Die Folge: Informationen fehlen, Zuständigkeiten sind nicht eindeutig geregelt und Bearbeitungsstände müssen mühsam nachverfolgt werden. Dadurch nehmen sämtliche Abläufe und Schadensbehebungen mehr Zeit in Anspruch als nötig – und die Servicequalität sinkt.

Effizientere Bearbeitung von Anliegen durch ein digitales Ticketing-Tool

Ein Anliegen- und Auftragsmanagement mit integriertem Ticketing-System schafft Abhilfe. Es bündelt Anliegen zentral, macht Verantwortlichkeiten und Status transparent und unterstützt Immobilienbewirtschafter:innen dabei, Prozesse effizienter zu steuern.

Hier kommt imofix.io ins Spiel. Die Plattform wurde speziell für die Anforderungen der Immobilienbewirtschaftung entwickelt und unterstützt Immobilienverwaltungen dabei, Mieteranliegen und Reparaturaufträge effizient zu steuern. Von der strukturierten Erfassung über die Koordination bis zur transparenten Nachverfolgung laufen alle Prozessschritte digital zusammen. Das sorgt für mehr Transparenz, reduziert den administrativen Aufwand und erleichtert die Zusammenarbeit zwischen Immobilienverwaltung, Mieterschaft und externen Dienstleistenden.

Die Vorteile eines Ticketing-Systems in der Immobilienbewirtschaftung 

Eine Auftragsbearbeitungssoftware schafft klare Strukturen und reduziert manuellen Aufwand in der Bewirtschaftung der Immobilie. Die drei wichtigsten Vorteile auf einen Blick:

Zentrale Übersicht über alle Anliegen 

Unendlich lange Mailverläufe, in denen wichtige Informationen oder Dokumente untergehen, gehören endlich der Vergangenheit an. imofix.io bündelt Mieteranliegen, Reparaturmeldungen, Dokumente und Rückfragen an einem zentralen Ort. Zuständigkeiten, Prioritäten und Bearbeitungsstände sind dadurch jederzeit klar ersichtlich. Auch bei Übergaben aufgrund von Ferien, Krankheit oder Personalwechsel bleibt der gesamte Verlauf nachvollziehbar und für das ganze Team zugänglich.

Weniger Rückfragen und manueller Aufwand 

Klar strukturierte Formulare für Schadensmeldungen oder sonstige Anliegen stellen sicher, dass alle wichtigen Angaben und Fotos von Beginn an vollständig erfasst werden. Mit imofix.io, dem Anliegen- und Auftragsmanagement von GARAIO REM, werden Mietende Schritt für Schritt durch die Schadenmeldung geführt. So werden Schäden einheitlich dokumentiert, was Rückfragen reduziert. Automatische Bestätigungen und Statusmeldungen entlasten zusätzlich, während die standardisierten Prozesse Doppelspurigkeiten vermeiden.

Schnellere und transparentere Bearbeitung

Anliegen lassen sich priorisieren und direkt der zuständigen Person zuweisen. Externe Dienstleister:innen und Handwerksbetriebe können aus dem Ticketing-System heraus beauftragt werden. Gleichzeitig bleibt der aktuelle Stand für alle Beteiligten sichtbar. Das spart Zeit aufseiten der Mietenden, der Bewirtschaftung und der ausführenden Unternehmen.

In diesen Situationen zahlt sich ein Ticketing-System aus 

Besonders deutlich wird der Nutzen eines digitalen Anliegen- und Auftragsmanagements mit Tickets für Immobilienbewirtschafter:innen in alltäglichen Situationen, bei denen grosse Informationsmengen über mehrere Arbeitsschritte an verschiedene Beteiligte übermittelt werden müssen.

Statt einer oft ungenauen Beschreibung per E-Mail oder Telefon, kann er über imofix.io den Schaden digital melden und ergänzt direkt Marke, Seriennummer sowie Fotos des defekten Geräts. So erhält die zuständige Bewirtschafterin alle relevanten Informationen auf einen Blick, kann den Fall rasch beurteilen und den Auftrag ohne zusätzliche Rückfragen an den hinterlegten Handwerksbetrieb weiterleiten. Auch dieser sieht im Ticket alle Angaben, die nötig sind, um die Reparatur gezielt vorzubereiten. So wird der Schaden schneller bearbeitet und der Koordinationsaufwand für alle Beteiligten reduziert.

Plötzliche Häufung von Anfragen 

Ein zentrales Ticketing-System bündelt alle offenen, überfälligen und priorisierten Fälle in einer gemeinsamen Übersicht. Da viele Mieter:innen ihre Anliegen digital melden, sind Informationen am bereits richtigen Ort, digital abgelegt und Maria kann sich mehr Zeit für die noch übrig gebliebenen Anfragen nehmen.

Zusammenarbeit mit externen Unternehmen 

Mit dem digitalen Anliegen- und Auftragsmanagement-Tool imofix.io kann sich der Handwerksbetrieb optimal auf den Auftrag vorbereiten und muss nur noch einen Termin mit dem Mieter oder der Mieterin vereinbaren. Rückmeldungen, Terminabsprachen und die Abschlussmeldung bleiben direkt beim Vorgang dokumentiert. So entfallen zusätzliche E-Mails und Telefonate zur Klärung des Auftragsstatus.

Interne Übergaben und Stellvertretungen 

Dank des vollständig dokumentierten Verlaufs auf imofix.io sind der aktuelle Bearbeitungsstand sowie die zuständigen Bewirtschafter:innen jederzeit für das gesamte Team nachvollziehbar. Dadurch können Stellvertretungen das weitere Vorgehen nahtlos übernehmen – ganz ohne persönliche Notizen oder Informationen, die nur in einzelnen Postfächern abgelegt sind. Offene Fälle lassen sich auch bei Abwesenheiten effizient weiterbearbeiten, wodurch Verzögerungen vermieden, und Fehler reduziert werden.

Wachsendes Immobilienportfolio

Dadurch steigt die Zahl der Anfragen, ohne dass das Bewirtschaftungsteam im gleichen Umfang wächst. Mit imofix.io lassen sich wiederkehrende Abläufe standardisieren, automatisieren und in mehreren Sprachen abbilden. So können mehr Anliegen mit den bestehenden Ressourcen effizient bearbeitet werden. Für die Bewirtschafter bleibt dadurch mehr Zeit für komplexe Fälle und die persönliche Betreuung.

Worauf Sie bei der Auswahl einer Ticketing-Software achten sollten 

Damit ein Ticketing-System im Alltag tatsächlich entlastet, muss es zu den Abläufen der Immobilienbewirtschaftung und zu den Bedürfnissen aller Beteiligten passen. Achten Sie bei der Auswahl insbesondere auf die folgenden Kriterien.

Gute Integration in bestehende Abläufe

Die Software sollte Schadenmeldungen, Reparaturaufträge und Rückmeldungen durchgängig abbilden. Idealerweise lässt sie sich in bestehende Systeme integrieren und greift auf bereits vorhandene Stamm- und Objektdaten zu. So vermeiden Sie Doppelspurigkeiten, Medienbrüche und parallele Listen in E-Mail oder Excel.

Einfache Nutzung für alle Beteiligten 

Eine gute Lösung ist für Mietende, Bewirtschafter:innen und externe Dienstleistende einfach zugänglich. Mietende können Anliegen und Schäden ohne komplizierte Registrierung erfassen, während die Bewirtschaftung eine klare Arbeitsübersicht erhält und vollständige Aufträge erstellen kann. Handwerksbetriebe wiederum sollten Aufträge unkompliziert empfangen, bearbeiten und mit aktuellen Statusinformationen ergänzen.

Transparenz und Nachvollziehbarkeit

Status, Zuständigkeit und bisheriger Verlauf sollten bei jedem Fall jederzeit ersichtlich sein. Automatische Erinnerungen und Eskalationen helfen dabei, offene oder dringende Anliegen nicht aus den Augen zu verlieren. Dokumente, Bilder, Notizen und die gesamte Kommunikation sollten direkt beim jeweiligen Vorgang hinterlegt sein.

Datenschutz und rechtliche Anforderungen

Da bei Mieteranliegen auch personenbezogene Daten verarbeitet werden, muss die Lösung die Anforderungen des Schweizer Datenschutzrechts berücksichtigen. Rollen, Berechtigungen und Zugriffe sollten klar definiert und steuerbar sein. Zudem müssen Dokumentation, Speicherung und Aufbewahrung den gesetzlichen sowie den internen Vorgaben der Immobilienverwaltung entsprechen.

Fazit: Mehr Übersicht, weniger Koordinationsaufwand

Ein Ticketing-System wie imofix.io schafft eine zentrale und verlässliche Grundlage für die Bearbeitung von Mieteranliegen und Reparaturaufträgen. Es verbessert die Zusammenarbeit zwischen Mietenden, Bewirtschaftung und externen Dienstleistern und macht den gesamten Prozess transparenter. Gleichzeitig sinkt der Aufwand für Rückfragen, manuelle Übertragungen und die Suche nach Informationen. So bleibt mehr Zeit für komplexe Aufgaben und die persönliche Betreuung der Mieterschaft.