Le traitement des demandes des locataires fait partie des tâches récurrentes du cahier des charges d’un gérant d’immeubles. Il s'agit de préciser les demandes et de planifier les interventions nécessaires tant avec les locataires que les entreprises mandatées pour les travaux. En cas de brusque augmentation des demandes, de responsabilités floues ou de manque d'informations, la gestion des dossiers prend alors inutilement du retard, au détriment de la qualité du service. Grâce aux services aux locataires intégrés à GARAIO REM, les gérants gardent une vue d’ensemble des dossiers en cours.
Gagner en efficacité grâce à un système de tickets intégré à GARAIO REM
Un outil de gestion des demandes et des interventions doté d’un système de tickets, tel qu’imofix.io, permet aux gérants d’immeubles de gagner en efficacité. Cet outil centralise les demandes, clarifie leur statut et rend les responsabilités de chacun transparentes.
Spécialement conçu pour répondre aux exigences de la gestion immobilière, imofix.io structure les processus pour coordonner efficacement les demandes des locataires et les bons de travaux. De la saisie initiale de la demande à la planification jusqu’au suivi des travaux, imofix.io regroupe et visualise chaque étape. Un processus 100% digital qui permet une transparence accrue, allège la charge administrative et facilite les échanges entre la gérance immobilière, les locataires et les prestataires externes.
Pourquoi adopter un système de tickets en gestion immobilière?
Les avantages d’un outil doté d'un système de tickets sont évidents: centralisation, automatisation et transparence. L’outil structure clairement les étapes tout en réduisant les tâches manuelles nécessaires à la gestion des demandes. Un coup d'œil suffit à connaître leur statut.
Statut et documents centralisés pour chaque demande
Finis les appels téléphoniques et les allers-retours d’e-mails où les informations s'égarent. imofix.io rassemble l’ensemble des échanges: demandes des locataires, suivi de réparations, documents et compléments d’information. Le statut d’une demande, son degré d’urgence et les responsabilités de chacun sont aussitôt identifiables. Même en cas de changement de personnel, l’historique complet de chaque dossier reste facile à consulter.
Moins d’allers-retours et de saisies manuelles
imofix.io, le système de gestion des demandes et des travaux de GARAIO REM, guide les locataires pour transmettre leur demande de manière aussi exhaustive que possible. Le formulaire en ligne clairement structuré enregistre les informations importantes et les photos. Une demande documentée de manière claire et uniforme dès le début, permet d’éviter les échanges d’e-mails superflus et d’accélérer le traitement du dossier. De plus, imofix.io gère automatiquement l'envoi des notifications de suivi et des confirmations. Cela libère les gérants de tâches répétitives et élimine tout risque de doublon.
Demandes traitées plus rapidement et en toute transparence
Une fois les demandes classées par priorité et attribuées au gérant de l’immeuble, ce dernier mandate une entreprise pour réaliser les travaux directement depuis le ticket. L’entreprise, comme le locataire concerné, peut consulter le statut de la demande en temps réel. Résultat: une transparence totale et un gain de temps appréciable, tant pour les locataires, les entreprises que la gérance.
Exemples concrets où un système de tickets apporte de la valeur
En gestion immobilière, un système digital de tickets s'avère indispensable aussitôt qu'il faut coordonner plusieurs étapes et transmettre des informations à différents intervenants.
Par le passé, le locataire aurait fourni une description imprécise par e-mail ou téléphone. Aujourd'hui, il signale le problème via imofix.io. Guidé par l’outil, M. Favre indique la marque, le numéro de série et partage des photos de l’appareil défectueux. Le gérant chargé du dossier dispose immédiatement de toutes les informations nécessaires pour évaluer le cas, puis mandater une entreprise. De son côté, l’entreprise reçoit toutes les informations pour réaliser les travaux. Résultat: la demande du locataire est traitée plus rapidement et plus facilement.
Pic de demandes et charge de travail
Dans cet exemple, un système de tickets centralisé rassemble l'ensemble des dossiers en cours, en retard et prioritaires sur une seule interface. Résultat: le locataire transmet sa demande directement en ligne, les informations se classent automatiquement au bon endroit, ce qui libère du temps au gérant pour traiter des cas complexes.
Collaboration simplifiée avec les entreprises
Dans cette situation, grâce à imofix.io, l'entreprise sanitaire prépare facilement son intervention et fixe sans délai un rendez-vous avec le locataire. L’ensemble des étapes, les validations et le rapport d’intervention sont réunis dans un seul dossier. Résultat: pas d’e-mails et d’appels téléphoniques superflus. L’entreprise effectue rapidement l'intervention.
Transfert de dossiers et remplacement
En un coup d'œil, il comprend la situation grâce à l’historique du dossier disponible dans imofix.io: statut de l’intervention, notes du collègue et demande du locataire sont facilement accessibles. Résultat: Les dossiers en cours avancent sans retard ni erreur, même en cas d'absence ou de remplacement.
Croissance du portefeuille immobilier
Tout en maintenant une équipe à taille humaine, la gérance absorbe ce flux croissant grâce à des processus standardisés. Résultat: Le traitement automatisé de certaines tâches courantes redonne aux gérants la disponibilité nécessaire pour traiter de manière personnalisée les dossiers prioritaires ou complexes.
Comment choisir le bon outil de gestion des tickets?
Pour qu’un outil de gestion des tickets facilite réellement le travail quotidien, il doit s’adapter sans accroc aux processus de gestion immobilière et répondre de manière satisfaisante aux besoins de tous les intervenants. Il doit aussi être transparent tout en respectant les exigences actuelles de protection des données.
Intégration aux processus existants
Un bon outil doit gérer de A à Z les demandes, les bons de travaux et les retours d'information. Il s'intègre aux solutions déjà utilisées au sein de la gérance, et accède aux données de base et d'immeuble déjà disponibles. L’équipe évite ainsi les doublons, les dossiers dispersés sur plusieurs canaux et la multiplication des listes sur Excel.
Facile à utiliser pour les gestionnaires, les locataires et les entreprises
L’outil doit être facile à utiliser par toutes les parties prenantes. Les locataires partagent leur demande et signalent les réparations sans devoir créer un compte ou se connecter à une application tandis que les gérants visualisent leurs tâches et émettent des bons de travaux détaillés. De leur côté, les entreprises partenaires reçoivent et mettent à jour le suivi directement dans l’outil.
Suivi des dossiers transparent
Un bon outil doit visualiser le statut, les responsabilités et l'historique de chaque dossier. Grâce aux rappels automatiques, les demandes les plus urgentes restent sous contrôle. Les photos, documents, notes du gérant et messages sont archivés directement dans le bon dossier.
Protection des données et exigences légales
Le traitement des demandes des locataires implique des données à caractère personnel, c’est pourquoi il est primordial que l’outil respecte les exigences légales en vigueur en matière de protection des données. Un bon outil permet de définir précisément les autorisations de chaque intervenant. De l'enregistrement à l’archivage des dossiers, il assure un traitement sécurisé, conforme à la loi et aux règlements de votre gérance.
En conclusion, imofix.io intégré à GARAIO REM est l’outil qu’il vous faut
Avec imofix.io, vous centralisez de manière fiable le traitement des demandes des locataires et des bons de travaux. Il renforce la coordination entre la gérance, les locataires et les prestataires externes et rend les processus plus transparents. De plus, l'automatisation de tâches répétitives et la suppression de certaines saisies manuelles permettent aux gérants de se recentrer sur les dossiers prioritaires ou complexes et d’offrir un meilleur service aux locataires.