Lorsque des personnes vivent non seulement côte à côte, mais doivent aussi prendre ensemble des décisions importantes – souvent financières –, les conflits sont presque inévitables. Il n’est donc pas surprenant que les tensions puissent surgir parmi les copropriétaires.
Dans cet article, vous découvrirez comment, en tant qu’administrateur de PPE, vous pouvez gérer les différends entre copropriétaires. Grâce à une communication proactive et à une information transparente, vous « désamorcez » les éventuels conflits et vous renforcez la relation de confiance avec vos mandants.
Conflits typiques dans les PPE et comment les résoudre en tant qu’administrateur
Nuisances sonores, utilisation des parties communes ou discussions animées quant au projet de rénovation, les causes des conflits dans les immeubles résidentiels sont souvent connues. Elles surviennent souvent de manière concomitante et s’amplifient avec le temps.
Litiges liés à la vie quotidienne en communauté
Les nuisances du quotidien, comme un comportement trop bruyant le soir, des voitures mal stationnées ou une porte d’entrée constamment restée ouverte, sont monnaie courante dans les copropriétés. Ces questions font partie de la vie en communauté. Cependant, en tant qu’administrateur, il ne vous incombe pas directement de régler ces conflits personnels.
Le conseil de notre expert Marco Hodel : « Restez courtois et neutre, et renvoyez aux règlements en vigueur ainsi qu’au règlement d’ordre intérieur. Ce sont finalement les propriétaires qui doivent trouver eux-mêmes les moyens de faire respecter les règles entre eux. »
Marco Hodel, Product Owner chez GARAIO REM SA
Expert immobilier diplômé fédéral avec une longue expérience dans la gestion de la PPE. Il apporte son expertise en tant que Product Owner chez GARAIO REM pour développer des solutions innovantes.
Malentendus et conflits autour de la répartition des charges
Une cause fréquente de tensions est la répartition des charges, surtout dans un contexte de hausse des prix. La base de cette répartition est généralement la quote-part fixée dans le règlement. Si ce dernier est obsolète ou perçu comme injuste, les conflits peuvent rapidement apparaître.
« En tant qu’administrateur, vous pouvez clarifier la situation par une présentation transparente des dispositions du règlement ainsi que des décomptes et répartitions. Insistez sur le fait que le pouvoir décisionnel appartient aux copropriétaires et suggérez d’inscrire les demandes correspondantes à la prochaine assemblée », recommande Marco Hodel.
Les logiciels modernes destinés à l’administration des propriétés par étages offrent des fonctions pour présenter les données de répartition des charges de manière transparente. Un avantage particulier avec GARAIO REM : grâce au portail propriétaires intégré, les membres peuvent accéder à tout moment à toutes les informations pertinentes.
Avis divergents concernant les rénovations et les investissements
Les gros investissements, comme un nouveau chauffage, un ascenseur ou une installation solaire, suscitent souvent des débats. Le fonds de rénovation peut ne pas suffire, rendant nécessaire un paiement supplémentaire – que certains copropriétaires ne peuvent ou ne veulent pas toujours assumer. De plus, la question de l’investissement durable se pose, par exemple pour remplacer une vieille chaudière au mazout par une alternative plus écologique – mais souvent plus coûteuse.
En tant qu’administrateur, vous accompagnez en présentant les options de façon transparente et en fournissant toutes les informations utiles. En cas d’urgence, il est utile de convoquer une assemblée extraordinaire pour garantir les délais.
« Il est important que tous les arguments et points de vue soient recueillis et évalués avec respect. En tant que médiateur neutre, vous pouvez présenter des solutions de financement – par exemple des prêts privés au sein de la communauté à des conditions équitables pour les parties qui ne pourraient autrement pas se permettre un investissement judicieux. Une planification, une exécution et une documentation soigneuses de l’assemblée et du vote évitent les malentendus et augmentent l’acceptation », souligne notre expert.
Bientôt disponible : module d’assemblée dans GARAIO REM
Nous développons actuellement un module spécifique pour les PPE, qui permettra une gestion plus efficace des assemblées, de façon transparente et efficace. Les premiers clients pourront en bénéficier dès fin 2025. Nous vous tiendrons informés.
Prévenir les conflits dans la gestion de PPE : agissez de manière proactive
Planification des investissements
Commencez par un relevé détaillé de l’état de l’immeuble, puis proposez un plan d’investissements à long terme avec le budget nécessaire.
Recommandez activement à la communauté de verser volontairement plus que le minimum exigé dans le règlement au fonds de rénovation, et de ne pas s’arrêter dès que la somme voulue est atteinte. Si vous présentez ces propositions de façon factuelle et transparente, vous gagnerez de nombreux copropriétaires à votre cause et les conflits futurs pourront être évités.
Comptabilité et gestion rigoureuses
Une comptabilité structurée et simplifiée apporte plus de transparence et réduit les questions lors du décompte annuel. De plus, une bonne organisation vous protège en tant qu’administrateur contre les éventuelles critiques.
Conseil d’expert : « Utilisez un logiciel immobilier moderne qui facilite non seulement la présentation des données importantes, mais automatise aussi les tâches récurrentes. Vous aurez ainsi plus de temps à consacrer aux relations entre copropriétaires et votre régie, par exemple en organisant des réunions extraordinaires pour clarifier rapidement les points ouverts.»
Communication uniforme
Évitez les appels spontanés ou les discussions informelles avec des propriétaires individuellement. Mettez en place des processus clairs pour la communication – avec des contenus, des moments et des canaux bien définis.
Le conseil pro de notre expert : « Un portail numérique pour les copropriétaires facilite grandement cette communication uniforme. Par exemple, des informations urgentes, comme le nettoyage du parking, peuvent être transmises rapidement et efficacement à tous, sans courrier papier fastidieux qui pourrait arriver trop tard. »
GARAIO REM : la solution pour la gestion des propriétés par étages
GARAIO REM vous offre une solution particulièrement simple et intuitive pour la comptabilité et la gestion des PPE.
Grâce à des modules complémentaires, comme le portail propriétaires – et bientôt le module d’assemblée – vous gagnez un temps précieux sur les tâches redondantes et vous pouvez vous concentrer sur l’essentiel : valoriser le parc PPE et garder la confiance des administrés.
