Etat des lieux numérique (DAP)

L’application web « Etat des lieux numérique » (DAP) vous guide en quelques étapes simples lors du processus d’état des lieux. GARAIO REM charge toutes les informations nécessaires concernant le bien immobilier directement dans la solution web via un serveur sécurisé. Grâce à l’interface utilisateur intuitives, aucun détail n’est laissé de côté.

Le plus grand avantage de l’état des lieux numérique est la réutilisation future des informations. Une mise à jour des données dans GARAIO REM après la validation en est la base. Les données enregistrées sont à nouveau disponibles lors du prochain changement de locataire. D’autres avantages sont les désignations uniformes des défauts, la possibilité de les photographier et le suivi de l’établissement de la facture finale. L’ensemble du processus est ainsi plus efficace et la qualité des données est grandement améliorée, car, par exemple, il n’y a plus de rupture de média.

Dans le cas d’un état des lieux, le gérant d’immeuble dispose sur place de toutes les informations nécessaires sur l’immeuble et l’objet directement sur son dispositif mobile. Ces informations sont directement chargées dans l’application à partir du logiciel de gestion immobilière GARAIO REM, ce qui permet au gérant d’immeuble d’économiser son travail de préparation et de recherche. Une fois que tout est consigné et que tous les défauts sont photographiés et consignés, le locataire et le propriétaire signent le document complet directement sur l’appareil mobile. L’élimination des ruptures de média rend l’ensemble du processus d’acceptation beaucoup plus efficace et améliore considérablement la qualité et la lisibilité des données.

Liberté de conception individuelle de la procédure d’état des lieux

L’état des lieux numérique (DAP) offre des possibilités supplémentaires de conception individuelle.

• Le statut d’enregistrement permet de modifier les pièces et les différents attributs (p. ex. creux, crépi, portes vitrées). Ces modifications sont bien entendu reprises dans l’état des lieux final au format PDF.
• Il est possible de faire en sorte que des données du logiciel GARAIO REM soient affichées durant le traitement, mais qu’elles ne soient pas visibles dans le document final (p. ex. coordonnées bancaires).
• Tous les textes de l’état des lieux final peuvent être modifiés (p. ex. remarques et indication des voies de recours en cas de défaut).
• La promotion avec bannière, texte et lien peut être intégrée à la position souhaitée (p. ex. remarque concernant l’utilisation du portail locataire aroov).
• Le modèle de courrier noreply pour l’envoi de l’état des lieux aux clients peut être adapté selon les besoins.

Avons-nous éveillé votre intérêt ? Contactez-nous sans engagement, nous serons heureux de vous proposer l’état des lieux numérique pour GARAIO REM.

Workflow pour les états des lieux

Avec le workflow pour les états des lieux, le DAP donne la possibilité d’attribuer à tout moment une procédure à un autre utilisateur, ce qui permet de gagner un temps considérable. Cette application ouvre de nouvelles possibilités de collaboration pour la préparation et la réalisation d’un état des lieux. Il est ainsi possible qu’un collaborateur élabore et prépare par exemple un état des lieux, avant d’en confier à nouveau l’exécution au gestionnaire responsable. De plus, il est possible de transmettre un état des lieux déjà préparé à un collaborateur remplaçant en cas d’absence imprévue. Cela évite de devoir élaborer et préparer un nouvel état des lieux et permet au gestionnaire suppléant de profiter des données déjà actualisées.

Pour des raisons de sécurité, un état des lieux ne peut être attribué qu’à un autre utilisateur DAP qui dispose des autorisations nécessaires pour l’objet concerné. Enfin, un état des lieux ne peut être transmis que dans le cadre d’un mandant DAP donné. Ces deux règles permettent d’assurer que l’accès aux données est garanti, comme pour l’autorisation d’utilisateurs de GARAIO REM.

La nouvelle fonction peut être visualisée dans la tuile 05 « Workflow ».

Fonction supplémentaire « Convention de sortie »

Dans certains cantons de Suisse romande, il est d’usage de remplir un formulaire supplémentaire, dit « Convention de sortie », en plus de l’état des lieux lors de la reprise d’un immeuble. Cet accord règle comment, à quel prix et dans quel délai le locataire qui déménage doit remédier aux défauts qui se sont produits.

Nous proposons l’extension « Convention de sortie » sous forme électronique en tant que module supplémentaire payant et exclusivement en français dans l’état des lieux numérique (DAP).

Module supplémentaie pour les modèles relatifs aux états des lieux d’entrée

Lors de la reprise par la gérance d’un bien comportant de nombreux objets, la création de nouveaux procès-verbaux de réception prend du temps et est souvent inévitable. Grâce à la nouvelle fonction, la gestion des états des lieux d’entrée, pour de nombreuses propriétés identiques, est considérablement facilitée. À cette fin, un état des lieux de référence, qui sert de modèle pour tous les autres états des lieux d’entrée, est réalisé. Ce modèle peut ensuite être utilisé pour les autres inspections initiales. Par exemple, pour un immeuble comportant 50 objets, le revêtement de sol stratifié ne doit pas être enregistré 50 fois, mais cela se fait une fois en reprenant le procès-verbal d’un autre objet.