GARAIO REM APP: Procédure d'état des lieux

Etat des lieux numérique (DAP)

Saisie des états des lieux de tous types d’objets très aisément avec un périphérique mobile
Travaillez efficacement et facilement en toute mobilité.

C'EST CE QUI CARACTERISE NOTRE SOLUTION

Efficace

Le temps consacré et les procédures organisationnelles sont considérablement optimisés.

Moderne

Grâce aux guidage intuitives, aucun détail n’est laissé au hasard.

Simple

L’état des lieux numérique (DAP) vous guide tout au long du processus en quelques étapes simples.

Fonctions utiles et facilité d'utilisation

L’application web « Etat des lieux numérique » (DAP) vous guide en quelques étapes simples lors du processus d’état des lieux. GARAIO REM charge toutes les informations nécessaires concernant le bien immobilier directement dans la solution web via un serveur sécurisé. Grâce à l’interface utilisateur intuitives, aucun détail n’est laissé de côté.

Le plus grand avantage de l’état des lieux numérique est la réutilisation future des informations. Une mise à jour des données dans GARAIO REM après la validation en est la base. Les données enregistrées sont à nouveau disponibles lors du prochain changement de locataire. D’autres avantages sont les désignations uniformes des défauts, la possibilité de les photographier et le suivi de l’établissement de la facture finale. L’ensemble du processus est ainsi plus efficace et la qualité des données est grandement améliorée, car, par exemple, il n’y a plus de rupture de média.

Dans le cas d’un état des lieux, le gérant d’immeuble dispose sur place de toutes les informations nécessaires sur l’immeuble et l’objet directement sur son dispositif mobile. Ces informations sont directement chargées dans l’application à partir du logiciel de gestion immobilière GARAIO REM, ce qui permet au gérant d’immeuble d’économiser son travail de préparation et de recherche. Une fois que tout est consigné et que tous les défauts sont photographiés et consignés, le locataire et le propriétaire signent le document complet directement sur l’appareil mobile. L’élimination des ruptures de média rend l’ensemble du processus d’acceptation beaucoup plus efficace et améliore considérablement la qualité et la lisibilité des données.

 

Liberté de conception individuelle de la procédure d’état des lieux

L’état des lieux numérique (DAP) offre des possibilités supplémentaires de conception individuelle.

  • Le statut d’enregistrement permet de modifier les pièces et les différents attributs (p. ex. creux, crépi, portes vitrées). Ces modifications sont bien entendu reprises dans l’état des lieux final au format PDF.
  • Il est possible de faire en sorte que des données du logiciel GARAIO REM soient affichées durant le traitement, mais qu’elles ne soient pas visibles dans le document final (p. ex. coordonnées bancaires).
  • Tous les textes de l’état des lieux final peuvent être modifiés (p. ex. remarques et indication des voies de recours en cas de défaut).
  • La promotion avec bannière, texte et lien peut être intégrée à la position souhaitée (p. ex. remarque concernant l’utilisation du portail locataire aroov).
  • Le modèle de courrier noreply pour l’envoi de l’état des lieux aux clients peut être adapté selon les besoins.

 

Avons-nous éveillé votre intérêt ? Contactez-nous sans engagement, nous serons heureux de vous proposer l’état des lieux numérique pour GARAIO REM.

 

Workflow pour les états des lieux

Avec le workflow pour les états des lieux, le DAP donne la possibilité d’attribuer à tout moment une procédure à un autre utilisateur, ce qui permet de gagner un temps considérable. Cette application ouvre de nouvelles possibilités de collaboration pour la préparation et la réalisation d’un état des lieux. Il est ainsi possible qu’un collaborateur élabore et prépare par exemple un état des lieux, avant d’en confier à nouveau l’exécution au gestionnaire responsable. De plus, il est possible de transmettre un état des lieux déjà préparé à un collaborateur remplaçant en cas d’absence imprévue. Cela évite de devoir élaborer et préparer un nouvel état des lieux et permet au gestionnaire suppléant de profiter des données déjà actualisées.

Pour des raisons de sécurité, un état des lieux ne peut être attribué qu’à un autre utilisateur DAP qui dispose des autorisations nécessaires pour l’objet concerné. Enfin, un état des lieux ne peut être transmis que dans le cadre d’un mandant DAP donné. Ces deux règles permettent d’assurer que l’accès aux données est garanti, comme pour l’autorisation d’utilisateurs de GARAIO REM.

La nouvelle fonction peut être visualisée dans la tuile 05 « Workflow ».

01 -

Données de base et stockage

Les données de base sont chargées à partir de GARAIO REM

Screen vergrössern

GARAIO REM charge toutes les informations nécessaires sur l’objet à louer directement dans la solution web via un serveur sécurisé. Les données sauvegardées sont à nouveau disponibles lors du prochain changement de locataire.

02 -

Statuts de l’état des lieux

Statuts de l’état des lieux avec coûts et photos

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Tous les éléments pertinents sont disponibles pour l’état des lieux des appartements et des biens commerciaux (par exemple, les radiateurs, les revêtements de sol, les fenêtres, etc.) En cas de défaut, les coûts peuvent également être enregistrés. Les photos à des fins de documentation sont prises sur place avec l’appareil mobile et automatiquement ajoutées au protocole pour chaque défaut.

03 -

Répartition des coûts

Des possibilités bien pensées pour la répartition des coûts

Screen vergrössern

Les coûts d’un défaut peuvent être attribués au locataire ou au propriétaire en un seul clic. Différentes unités de mesure sont disponibles pour la répartition des coûts (CHF, part en % ou ratio).

04 -

Etat des lieux

Création automatique du protocole « Etat des lieux »

Screen vergrössern

L’état des lieux est consignée dans un document clairement structuré contenant toutes les informations pertinentes. Avant d’être envoyé à toutes les parties concernées et stocké sur le serveur DAP, le protocole complété est signé par toutes les parties.

05 -

Workflow

Attribution de l’état des lieux à un autre utilisateur

Screen vergrössern

Le bouton « Attribuer à un utilisateur » permet de transférer des procédures à un collaborateur pour la préparation, puis de les rendre au gestionnaire responsable pour l’état des lieux effectif. De plus, l’état des lieux préparé peut être attribué en un clic à la personne remplaçante en cas d’absence, indépendamment de l’appareil et sans générer de travail supplémentaire dû à la création d’un nouvel état des lieux.

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Lara Azzaro

Business Development

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