L’assemblée d’une PPE représente un vrai défi organisationnel. De la préparation de l’ordre du jour et des convocations jusqu'à la rédaction du procès-verbal, en passant par le bon déroulement des débats et des votes le jour J, chaque étape implique une charge de travail considérable. Dans ce cadre, GARAIO REM, grâce à son module pour les assemblées de PPE, se révèle un allié fiable et une solution transparente pour faciliter la gestion et garantir un processus clairement structuré à l’ensemble de la copropriété.

Envoi des convocations à l’AG de la PPE facilité grâce à GARAIO REM

L’organisation de l’assemblée d’une copropriété démarre en amont du jour J: le travail commence par la rédaction des convocations et l’établissement de l’ordre du jour, qui doivent être envoyés dans les délais imposés par le code civil suisse. Par ailleurs, il convient de suivre les retours et de s’assurer que chaque copropriétaire reçoit les informations nécessaires.

La complexité de l’organisation et la charge de travail augmentent considérablement selon la taille de la PPE et le nombre de copropriétaires. Dans un calendrier souvent serré par les obligations légales, une simple retouche de dernière minute à l’ordre du jour et la réédition des convocations font inévitablement perdre un temps précieux.

En évitant les tâches répétitives et en simplifiant le processus de travail, le module du logiciel immobilier GARAIO REM permet de gagner en efficacité. Le module:

• Centralise durant l’année, dans un endroit sécurisé, les points à discuter à l’AG. Le risque d’oubli est drastiquement réduit.

• Automatise l’édition de l’ordre du jour et de la convocation. Il suffit de saisir une seule fois les informations, GARAIO REM génère automatiquement les documents utiles.

• Permet de créer un modèle de convocation réutilisable d’année en année ou de dupliquer la convocation de l’année précédente d’un clic. Une fois l’ordre du jour et les détails de la convocation repris, le système s’occupe du reste.

• Envoie les convocations par e-mail, via le portail des copropriétaires ou prépare les documents pour l’impression et la mise sous pli.

Avec GARAIO REM, un processus clairement structuré et efficace remplace le fastidieux travail d’édition et d’envoi des convocations. C’est autant de temps gagné et l’assurance de poser les bases d’une assemblée de PPE sans accroc.

Des procès-verbaux vraiment complets, clairs et transparents

Rédiger le procès-verbal d’une assemblée de copropriétaires est un exercice aussi exigeant que fondamental à la bonne gestion de la PPE. Au cœur de l’AG, il faut consigner correctement les décisions, résumer les prises de position et documenter sans équivoque toutes les informations pertinentes. Malheureusement, il est fréquent de constater des imprécisions ou des lacunes à la relecture d’un PV.

Certains processus analogiques ou traditionnels de prises de note laissent la porte ouverte à trop d’inexactitudes: comment retracer une prise de décision en cherchant via d’anciens PV disponibles uniquement en PDF, sur un disque dur externe ou au format papier? En cas d'ambiguïté, il manque une base fiable, ce qui peut entraîner des demandes de précisions, des litiges, voire un flou juridique.

Rédiger le procès-verbal en ligne, durant l’AG, dans un logiciel sécurisé se révèle être la solution optimale:

• Les décisions sont consignées de manière structurée tout au long de l’assemblée. On obtient un procès-verbal précis et exhaustif, tout en limitant le travail de relecture et le risque d'erreurs.

• L’ordre du jour peut être modifié en direct pendant l'assemblée et automatiquement intégré au procès-verbal.

• Les PV, centralisés dans le logiciel, sont accessibles, facilement et en tout temps, aux personnes autorisées. De plus, les fonctionnalités de filtrage et de recherche permettent de retrouver et retracer les décisions, même anciennes.

Grâce à la consignation complète des procès-verbaux dans GARAIO REM, les décisions sont formellement documentées. Le module permet également d’identifier d’un coup d’œil les copropriétaires en droit de contester une décision. En bref, GARAIO REM permet une documentation transparente et traçable qui réduit considérablement la charge administrative, évite des malentendus et renforce la confiance au sein de la PPE.

GARAIO REM, le logiciel immobilier suisse conçu pour les PPE

Explorez les fonctionnalités de GARAIO REM et facilitez le déroulement de vos prochaines assemblées de copropriété.

Faciliter le processus de concertation pour des décisions utiles et justes

Par exemple, si des copropriétaires sont absents, il est nécessaire de vérifier et de tenir compte d’éventuelles procurations. Le décompte des voix s'avère ainsi long avant d'obtenir un résultat fiable, ce qui limite la transparence. De plus, un vote à main levée rend toute vérification ultérieure impossible.

Le module de GARAIO REM répond, de manière concrète et fiable, au défi que représentent les votes. Le processus est à la fois efficace et transparent:

• L'enregistrement centralisé des droits de vote et des procurations garantit la prise en compte exacte et rigoureuse de chaque voix.

• Les votes s'effectuent directement en ligne, très simplement via un code QR avec un smartphone ou un mot de passe individuel.

• Les calculs automatiques du quorum et des différents seuils de majorité suppriment définitivement les opérations manuelles et le risque d'erreurs associé.

• Les votes, affichés en direct, déclinés en nombre de voix et en quotes-parts sont immédiatement enregistrés et disponibles aux utilisateurs autorisés.

L’utilisation de GARAIO REM pour le processus de vote permet une clarté immédiate qui prévient tout litige ou doute a posteriori.

Refléter les structures complexes des PPE

Sous une apparente simplicité, les copropriétés cachent parfois une réelle complexité. Les grands immeubles se divisent fréquemment en plusieurs lots: une PPE principale cohabite alors avec des sous-PPE dédiées à des infrastructures annexes.

Par exemple, si les places de parc en sous-sol ne sont pas réparties équitablement entre tous les copropriétaires, mais font l'objet d'une affectation particulière, une sous-PPE gère le parking de manière indépendante. Quant aux appartements, ils relèvent de la PPE principale, avec leurs propres quotes-parts et organes décisionnels.

Sans solution digitale fiable, la complexité des votes d’une grande PPE représente un défi de taille. Il peut se révéler nécessaire d'inviter séparément les différentes parties prenantes, d'attribuer individuellement les points de l'ordre du jour et de cloisonner les votes. Cette gestion alourdit non seulement la charge administrative mais augmente aussi les risques d'erreurs et de litiges.

Grâce au module de GARAIO REM, les administrateurs de PPE gagnent en flexibilité:

• Le logiciel permet de planifier et d'animer des assemblées adaptées spécifiquement à l’une ou l’autre sous-PPE.

• Les points à l'ordre du jour peuvent être attribués précisément aux copropriétaires qui sont effectivement concernés.

• Le logiciel calcule automatiquement, et selon les quotes-parts, les prises de décisions qui demandent une majorité qualifiée: plus besoin de tableaux Excel compliqués.

Grâce à GARAIO REM, chaque copropriétaire vote exclusivement sur les objets qui le concernent. En prime, le logiciel permet une vue d'ensemble des votes, en temps réel, même si plusieurs sous-PPE sont gérées en parallèle. La tâche des administrateurs s'en trouve allégée, et cela permet des processus clairs et structurés au sein de la PPE.

GARAIO REM est la solution digitale pour des assemblées de PPE sans accroc

En s'appuyant sur un outil aussi performant que GARAIO REM, les administrateurs de PPE transforment les assemblées de copropriétaires en réunions utiles, transparentes et structurées.

Le module centralise à un seul endroit sécurisé toutes les étapes des assemblées d’une PPE, et accélère sa gestion au quotidien. Il en résulte une collaboration renforcée avec les copropriétaires. L'accès à l'information est transparent, la traçabilité des décisions est totale et les processus gagnent en clarté pour chaque partie.

Ainsi, GARAIO REM permet de réduire la charge de travail des administrateurs de PPE et assure une collaboration harmonieuse avec les copropriétaires. Les administrateurs peuvent se concentrer sur leur cœur de métier: la gestion efficace et performante de biens immobiliers.

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