Digitales Abnahmeprotokoll (DAP)

Erledigen Sie die Abnahme Ihrer Mietobjekte ganz einfach mit dem mobilen Device.
Einfach und effizient unterwegs arbeiten

Das zeichnet unsere Lösung aus

Effizient

Zeitlicher Aufwand und Organisationsablauf werden wesentlich optimiert.

Modern

Dank der intuitiven Benutzerführung gehen keine wichtigen Details vergessen.

Einfach

Das digitale Abnahmeprotokoll führt in wenigen einfachen Schritten durch den gesamten Prozess.

Nützliche Funktionen und einfache Bedienbarkeit

Die Webapplikation „Digitales Abnahmeprotokoll“ (DAP) führt in wenigen einfachen Schritten durch den gesamten Prozess zur Abnahme Ihrer Mietobjekte. Alle notwendigen Informationen zur Liegenschaft werden von GARAIO REM über einen gesicherten Server direkt in die Weblösung geladen. Durch die intuitive Benutzerführung gehen keine wichtigen Details vergessen.

Den grössten Nutzen stiftet das digitale Abnahmeprotokoll durch die zukünftige Wiederverwendbarkeit von Informationen. Ein Update der Daten nach erfolgter Abnahme in GARAIO REM legt die Basis dazu. Erfasste Daten stehen bei der nächsten Übergabe des Objekts wieder zur Verfügung. Weitere Vorteile sind die einheitlichen Bezeichnungen von Mängeln, die Möglichkeit diese fotografisch festzuhalten sowie die Unterstützung für die Erstellung der Schlussrechnung. Der Gesamtprozess wird so effizienter und die Datenqualität stark verbessert, da unter anderem auch kein Medienbruch mehr vorhanden ist.

Bei einer Objektabnahme stehen dem Immobilienverwalter vor Ort sämtliche benötigten Informationen zur Liegenschaft und zum Mietverhältnis auf dem mobilen Device zur Verfügung. Diese werden aus der Immobilienbewirtschaftungssoftware GARAIO REM direkt in die Applikation geladen, was dem Verwalter Vorbereitungs- und Rechercheaufwand erspart. Ist alles protokolliert und sind sämtliche Mängel fotografisch festgehalten, unterzeichnen Mieter und Vermieter das fertige Dokument direkt auf dem mobilen Device, anschliessend wird das Protokoll per Mail verschickt und auf den Server geladen. Durch die eliminierten Medienbrüche wird der gesamte Prozess der Abnahme um ein Vielfaches effizienter und sowohl die Datenqualität als auch die Lesbarkeit stark verbessert.

 

Individueller Gestaltungsspielraum des Abnahmeprotokolls

Das digitale Abnahmeprotokoll bietet zudem Möglichkeiten der individuellen Gestaltung.

  • Im Protokollierungsstatus können Räume und einzelne Attribute (z.B. Hicke, Verputz, Glastüre) geändert werden. Diese Änderungen werden selbstverständlich im abschliessenden PDF-Abnahmeprotokoll übernommen.
  • Es kann gesteuert werden, dass Angaben aus dem GARAIO REM während der Bearbeitung angezeigt werden, jedoch auf dem finalen Dokument nicht ersichtlich sind (z.B. Bankverbindung)
  • Jegliche Texte im finalen Abnahmeprotokoll können angepasst werden (z.B. Hinweise und Rechtsmittelbelehrung bei einem Mangel)
  • Promotion mit Banner, Text und Link kann an gewünschter Position integriert werden (z.B. Hinweis der Verwendung vom Mieterportal aroov)
  • Die noreply Mailvorlage bei der Protokollversendung an die Kunden kann nach eigenen Wünschen angepasst werden

 

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Melden Sie sich unverbindlich bei uns, gerne offerieren wir Ihnen das digitale Abnahmeprotokoll für GARAIO REM.

 

Workflow für Abnahmeprotokolle

Mit dem Workflow für Abnahmeprotokolle bietet DAP die enorm zeitsparende Möglichkeit, ein Protokoll jederzeit einem anderen Benutzer zuweisen zu können. Mit dieser Anwendung entstehen neue Kollaborationsmöglichkeiten beim Vorbereiten und Durchführen einer Abnahme. So kann beispielsweise ein Protokoll durch einen Mitarbeiter erstellt und vorbereitet werden, bevor es für die Durchführung der Abnahme wieder dem verantwortlichen Bewirtschafter zugewiesen wird. Weiter kann im Falle einer ungeplanten Abwesenheit ein bereits vorbereitetes Protokoll einer stellvertretenden Person übergeben werden. Die erneute Protokollerstellung und Vorbereitung wird dadurch hinfällig und der stellvertretende Bewirtschafter profitiert von den bereits aktualisierten Protokolldaten.

Aus Sicherheitsgründen kann ein Protokoll nur einem anderen DAP-Benutzer, welcher über die Berechtigung für das entsprechende Objekt besitzt, zugewiesen werden. Zudem kann ein Protokoll ausschliesslich innerhalb eines DAP-Mandanten übergeben werden. Mit diesen beiden Regeln wird sichergestellt, dass der Datenzugang analog der Benutzerfreigabe von GARAIO REM gewährleistet ist.

Die Visualisierung zur neuen Funktion ist der Kachel 05 «Workflow» zu entnehmen.

 

Zusatzfunktion «Convention de sortie»

In gewissen Kantonen der Westschweiz ist es üblich, neben dem Abnahmeprotokoll ein zusätzliches Formular, die sogenannte «Convention de sortie» bei einer Objektübernahme auszufüllen. Mit dieser Vereinbarung wird geregelt, wie, zu welchen Kosten und in welchem Zeitraum ein ausziehender Mieter die entstandenen Mängel zu beheben hat.

Wir bieten die Erweiterung «Convention de sortie» in elektronischer Form als kostenpflichtiges Zusatzmodul und ausschliesslich auf Französisch im digitalen Abnahmeprotokoll (DAP) an.

 

Die Vorteile bei der Nutzung des digitalen Formulars «Convention de sortie»:

  • Wegfall des zeitaufwändigen manuellen Ausfüllens des Papierbogens
  • Wiedererkennung und Individualisierung des Formulars dank Integration des Firmenlogos
  • Einfache und schnelle Vereinbarung der Kostenübernahmen mit Fristsetzungen dank einer unkomplizierten Kategorisierung von A-E (Beispiel siehe Kachel 06)
  • Automatische und schnelle Zusammenstellung der anfallenden Kosten im Total
  • Digitale Unterschrift
  • Schriftliche Einverständniserklärung des ausziehenden Mieters zur Behebung der Mängel zu den vereinbarten Kosten
  • Sperrung des Formulars für Änderungen nach Abschluss der Vereinbarung (Sicherheitsaspekt)
  • Versand von verschiedenen Dokumenten an unterschiedliche Empfänger mit einem Klick
  • Das Formular «Convention de sortie» kann aber muss nicht genutzt werden (kein Pflichtschritt)

 

 

 

01 -

Grunddaten und Ablage

Die Grunddaten werden aus GARAIO REM geladen

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Alle notwendigen Informationen zum Mietobjekt werden von GARAIO REM über einen gesicherten Server direkt in die Weblösung geladen. Die gesicherten Daten stehen bei der nächsten Übergabe des Objekts wieder zur Verfügung.

02 -

Abnahmezustand

Abnahmezustand des Objekts mit Kosten und Bildern

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Für die Abnahme von Wohnungen und Gewerbeobjekten stehen alle relevanten Elemente zur Verfügung (z.B. Heizkörper, Bodenbeläge, Fenster etc.). Bei einem Mangel können auch die Kosten erfasst werden. Fotos zur Dokumentation werden vor Ort mit dem mobilen Device aufgenommen und automatisch zum jeweiligen Mangel ins Protokoll eingefügt.

03 -

Kostenaufteilung

Durchdachte Möglichkeiten der Kostenaufteilung

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Die Kosten eines Mangels können mit einem Klick dem Mieter oder Vermieter zugewiesen werden. Bei der Zuteilung der Kosten stehen verschiedene Masseinheiten zur Verfügung (CHF, Anteil in %, oder Bruchwert).

04 -

Protokoll

Automatische Erstellung des Übergabeprotokolls

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Die Abnahme wird in einem übersichtlichen Dokument mit allen relevanten Informationen protokolliert. Vor dem Versand an alle Beteiligten und der Speicherung auf dem DAP Server wird das fertige Protokoll von allen Parteien unterschrieben.

05 -

Workflow

Protokollzuweisung an einen anderen Benutzer

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Mit dem Button «einem Benutzer zuweisen» können Protokolle für die Vorbereitung einem Mitarbeiter zugewiesen werden und für die effektive Abnahme dem zuständigen Bewirtschafter wieder zurückgegeben werden. Weiter kann bei einer Abwesenheit das vorbereitete Protokoll mit einem Klick der Stellvertretung zugewiesen werden, unabhängig vom Device und ohne Mehraufwand aufgrund der Protokollneuerstellung.

06 -

Digitales Formular «Convention de sortie»

Vereinbarung zur Regelung der Behebung von Mängeln

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Festgehaltene Mängel im Abnahmeprotokoll werden automatisch in das zusätzliche Formular der «Convention de sortie» überführt. Mit einer vorgegebenen Kategorisierung von A-E kann die Behebung der Mängel unkompliziert und schnell vereinbart werden. Mit der Vereinbarung «Convention de sortie» weiss der ausziehende Mieter auf einen Blick, zu welchen Bedingungen und was für Kosten für die Eliminierung der Mängel auf ihn zukommen werden. Gleichzeitig verfügt der Vermieter damit über eine schriftliche Einverständniserklärung des ausziehenden Mieters.

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Business Development
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