Digitales Abnahmeprotokoll (DAP)

Die Webapplikation „Digitales Abnahmeprotokoll“ (DAP) führt in wenigen einfachen Schritten durch den gesamten Prozess zur Abnahme Ihrer Mietobjekte. Alle notwendigen Informationen zur Liegenschaft werden von GARAIO REM über einen gesicherten Server direkt in die Weblösung geladen. Durch die intuitive Benutzerführung gehen keine wichtigen Details vergessen.

Den grössten Nutzen stiftet das digitale Abnahmeprotokoll durch die zukünftige Wiederverwendbarkeit von Informationen. Ein Update der Daten nach erfolgter Abnahme in GARAIO REM legt die Basis dazu. Erfasste Daten stehen bei der nächsten Übergabe des Objekts wieder zur Verfügung. Weitere Vorteile sind die einheitlichen Bezeichnungen von Mängeln, die Möglichkeit diese fotografisch festzuhalten sowie die Unterstützung für die Erstellung der Schlussrechnung. Der Gesamtprozess wird so effizienter und die Datenqualität stark verbessert, da unter anderem auch kein Medienbruch mehr vorhanden ist.

Bei einer Objektabnahme stehen dem Immobilienverwalter vor Ort sämtliche benötigten Informationen zur Liegenschaft und zum Mietverhältnis auf dem mobilen Device zur Verfügung. Diese werden aus der Immobilienbewirtschaftungssoftware GARAIO REM direkt in die Applikation geladen, was dem Verwalter Vorbereitungs- und Rechercheaufwand erspart. Ist alles protokolliert und sind sämtliche Mängel fotografisch festgehalten, unterzeichnen Mieter und Vermieter das fertige Dokument direkt auf dem mobilen Device, anschliessend wird das Protokoll per Mail verschickt und auf den Server geladen. Durch die eliminierten Medienbrüche wird der gesamte Prozess der Abnahme um ein Vielfaches effizienter und sowohl die Datenqualität als auch die Lesbarkeit stark verbessert.

Individueller Gestaltungsspielraum des Abnahmeprotokolls

Das digitale Abnahmeprotokoll bietet zudem Möglichkeiten der individuellen Gestaltung.

• Im Protokollierungsstatus können Räume und einzelne Attribute (z.B. Hicke, Verputz, Glastüre) geändert werden. Diese Änderungen werden selbstverständlich im abschliessenden PDF-Abnahmeprotokoll übernommen.
• Es kann gesteuert werden, dass Angaben aus dem GARAIO REM während der Bearbeitung angezeigt werden, jedoch auf dem finalen Dokument nicht ersichtlich sind (z.B. Bankverbindung)
• Jegliche Texte im finalen Abnahmeprotokoll können angepasst werden (z.B. Hinweise und Rechtsmittelbelehrung bei einem Mangel)
• Promotion mit Banner, Text und Link kann an gewünschter Position integriert werden (z.B. Hinweis der Verwendung vom Mieterportal aroov)
• Die noreply Mailvorlage bei der Protokollversendung an die Kunden kann nach eigenen Wünschen angepasst werden
• Anpassbare Kopf- oder Fusszeile mit Referenznummer des Objekts, Datum des Protokollabschlusses sowie einer Seitennummerierung

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Melden Sie sich unverbindlich bei uns, gerne offerieren wir Ihnen das digitale Abnahmeprotokoll für GARAIO REM.

Workflow für Abnahmeprotokolle

Mit dem Workflow für Abnahmeprotokolle bietet DAP die enorm zeitsparende Möglichkeit, ein Protokoll jederzeit einem anderen Benutzer zuweisen zu können. Mit dieser Anwendung entstehen neue Kollaborationsmöglichkeiten beim Vorbereiten und Durchführen einer Abnahme. So kann beispielsweise ein Protokoll durch einen Mitarbeiter erstellt und vorbereitet werden, bevor es für die Durchführung der Abnahme wieder dem verantwortlichen Bewirtschafter zugewiesen wird. Weiter kann im Falle einer ungeplanten Abwesenheit ein bereits vorbereitetes Protokoll einer stellvertretenden Person übergeben werden. Die erneute Protokollerstellung und Vorbereitung wird dadurch hinfällig und der stellvertretende Bewirtschafter profitiert von den bereits aktualisierten Protokolldaten.

Aus Sicherheitsgründen kann ein Protokoll nur einem anderen DAP-Benutzer, welcher über die Berechtigung für das entsprechende Objekt besitzt, zugewiesen werden. Zudem kann ein Protokoll ausschliesslich innerhalb eines DAP-Mandanten übergeben werden. Mit diesen beiden Regeln wird sichergestellt, dass der Datenzugang analog der Benutzerfreigabe von GARAIO REM gewährleistet ist.

Die Visualisierung zur neuen Funktion ist der Kachel 05 «Workflow» zu entnehmen.

Zusatzfunktion «Convention de sortie»

In gewissen Kantonen der Westschweiz ist es üblich, neben dem Abnahmeprotokoll ein zusätzliches Formular, die sogenannte «Convention de sortie» bei einer Objektübernahme auszufüllen. Mit dieser Vereinbarung wird geregelt, wie, zu welchen Kosten und in welchem Zeitraum ein ausziehender Mieter die entstandenen Mängel zu beheben hat.

Wir bieten die Erweiterung «Convention de sortie» in elektronischer Form als kostenpflichtiges Zusatzmodul und ausschliesslich auf Französisch im digitalen Abnahmeprotokoll (DAP) an.

Zusatzfunktion Vorlageprotokoll für Erstabnahmen

Bei einer Erstabnahme einer Liegenschaft mit vielen Objekten ist die zeitaufwendige Erstellung der neuen Abnahmeprotokolle vordefiniert und oft nicht zu umgehen. Mit der neuen Zusatzfunktion wird die erstmalige Abnahme vieler ähnlicher Objekte erheblich erleichtert. Dafür wird in einem ersten Schritt ein Referenzprotokoll abgeschlossen, welches als Vorlage aller weiteren Abnahmeprotokolle dient. Dieses Referenzprotokoll kann anschliessend für die weiteren Erstabnahmen verwendet werden. So muss für eine Liegenschaft mit bspw. 50 Objekten nicht 50 Mal der Bodenbelag Laminat erfasst werden, sondern die Konfiguration kann durch die Übernahme aus dem Referenzprotokoll erfolgen.