Décompte des charges pour les immeubles (partiellement) optés

L’établissement des décomptes de charges fait partie des tâches essentielles de la gestion immobilière. Pour les immeubles (partiellement) optés, certaines particularités doivent toutefois être prises en compte. Dans cet article, nous vous montrons à quoi vous devez veiller – et comment un logiciel spécialisé peut considérablement vous faciliter votre travail.

Un immeuble est considéré comme opté lorsqu’il est utilisé totalement ou partiellement à des fins commerciales et qu’il est soumis à la TVA. Cette option offre des avantages tant pour les propriétaires que pour les locataires, car l’impôt préalable – comme pour d’autres dépenses professionnelles – peut être déduite.

Dans un immeuble entièrement opté, tous les objets locatifs sont soumis à la TVA. Dans un immeuble partiellement opté, il existe en revanche à la fois des objets ou surfaces locatives soumis à la TVA (p. ex. des bureaux) et d’autres qui ne le sont pas (p. ex. des logements).

Pour le décompte des charges, cette distinction est essentielle : les locataires de surfaces non optées paient le montant brut (TVA incluse), tandis que les locataires de surfaces optées s’acquittent du montant net (hors TVA). 

Quelles sont les particularités des immeubles (partiellement) optés en matière de décompte des charges ? 

Décompte des charges pour les immeubles non optés 

Dans les immeubles non optés – comme un objet familial classique – il s’agit du cas standard : les charges sont réparties entre les locataires selon une clé de répartition. Tous les locataires paient alors le prix brut, c’est-à-dire que la TVA est incluse dans les coûts à répartir.

Décompte des charges pour les immeubles optés 

Dans les immeubles entièrement optés – où 100 % des surfaces sont soumises à la TVA – le décompte des charges est établi comme d’habitude. La différence réside dans le fait que les locataires paient ici le prix net, et que la TVA est indiquée séparément.

Décompte des charges pour les immeubles partiellement optés

Dans les immeubles partiellement optés, les locataires reçoivent des décomptes de charges différents : certains reçoivent un décompte avec des montants bruts, d’autres avec des montants nets – selon que leur surface est optée ou non.

La situation se complique surtout pour les coûts communs tels que les frais de chauffage. En effet, la comptabilité de l’immeuble a en principe payé les coûts totaux en brut, c’est-à-dire montant net plus TVA. Lors de la répartition, il faut cependant distinguer entre coûts bruts et coûts nets.

C’est pourquoi l’établissement d’un décompte des charges pour des immeubles partiellement optés est nettement plus complexe que pour des immeubles entièrement optés ou non optés. 

Établir facilement des décomptes de charges grâce à un logiciel immobilier

Grâce à un logiciel immobilier moderne, l’établissement des décomptes de charges est aujourd’hui beaucoup plus efficace. Avec l’outil adéquat, de nombreuses tâches peuvent être automatisées et les erreurs évitées.

Par exemple, il est possible de : 

• Gérer des contrats de baux avec différentes composantes de charges – même des adaptations rétroactives avant le décompte définitif d’une période
• Gérer autant de centres de coûts que nécessaire afin de répartir les différents types de charges sur les locataires avec des clés fixes ou variables
• Intégrer automatiquement les coûts variables (p. ex. décomptes de chauffage et d’eau chaude dépendant de la consommation – DIFC ) dans les clés de répartition via une interface
• Appliquer différentes clés de répartition ou règles de pondération selon l’usage en cas de changement de locataire
• Calculer automatiquement les parts de charges des locataires et les imputer à la propriété lorsque celles-ci ne doivent pas être supportées par les locataires (p. ex. acomptes et forfaits pour charges dans le même type de coûts)
• Établir des décomptes détaillés ainsi que des comparaisons pluriannuelles des charges, et fournir un aperçu de tous les locataires et de leurs parts de coûts
• Regrouper les décomptes de plusieurs objets d’un même locataire en une seule facture. 

Remarque : Le degré d’automatisation des fonctionnalités ci-dessus varie d’un logiciel à l’autre. Vérifiez donc précisément ce que l’application doit pouvoir faire et évaluez différentes solutions logicielles pour la gestion immobilière. 

Conditions pour l’établissement correct d’un décompte de charges avec TVA dans GARAIO REM 

Pour que le décompte de charges avec TVA fonctionne correctement avec GARAIO REM, les conditions suivantes doivent être remplies : 

• La propriété doit être soumise à la TVA.
• La comptabilité de l’immeuble doit contenir un taux de TVA supérieur à 0 %, correspondant à la part de surfaces optées. (Ce taux est en outre enregistré de manière historique, car il peut évoluer à tout moment.)
• Les comptes de charges doivent être complétés avec les informations TVA, afin que les déductions fiscales puissent être effectuées automatiquement.
• Les factures enregistrées dans les comptes de charges doivent être comptabilisées avec le code TVA correspondant. C’est la seule façon pour que les écritures automatiques – et les corrections ultérieures – soient générées correctement par le système. 

« Le grand avantage : une fois que tous ces paramètres sont configurés correctement, le décompte pour les immeubles optés ou partiellement optés ne demande plus aucun effort supplémentaire comme la saisie manuelle d’écritures. Les écritures spécifiques liées à la TVA se font automatiquement. » – Theo Schneider 

Traitement automatique de la TVA dans les décomptes de charges avec GARAIO REM 

TVA sur le chiffre d’affaires

Les acomptes de charges des locataires soumis à la TVA sont automatiquement imputés au compte de TVA sur le chiffre d’affaires configuré lors de l’émission du loyer.

Impôt préalable 

• Les factures enregistrées dans les comptes de charges génèrent automatiquement une écriture d’impôt préalable sur le compte prédéfini – ceci a lieu au trimestre de l’enregistrement de la facture (p. ex. 3ᵉ trimestre 2025).
• Lorsque le décompte des charges est comptabilisé définitivement (p. ex. au 2ᵉ trimestre 2026), une écriture de correction de l’impôt préalable est effectuée automatiquement au trimestre en cours.

Cette correction prend en compte notamment les parts des locataires non optés ainsi que les coûts supportés par la propriété (par ex. vacants). 

Choisir un logiciel adapté pour le décompte des charges des immeubles (partiellement) optés 

Lors du choix d’un logiciel immobilier, vous devez tenir compte de plusieurs critères :

• Le logiciel doit être adapté aux exigences et au cadre légal en Suisse.
• L’idéal est une solution développée avec des professionnels de la gérance, car ils connaissent les défis complexes que le logiciel doit résoudre.
• Un prestataire expérimenté, avec de nombreuses références auprès de grands clients, apporte son savoir-faire et le réseau nécessaires pour traiter aussi des cas complexes ou rares. 

Ce dernier point est particulièrement important pour les immeubles partiellement optés, comme l’explique notre expert : « Ici, de nombreux scénarios complexes apparaissent et doivent être traités correctement pour pouvoir être automatisés. Plus le fournisseur est important et vraisemblablement expérimenté, et plus sa communauté de clients est active, plus la probabilité est élevée que des connaissances spécifiques sur les cas particuliers soient disponibles et intégrées dans le développement de la solution. »