Nebenkostenabrechnung für (teil-)optierte Liegenschaften erstellen

Die Erstellung von Nebenkostenabrechnungen gehört zu den zentralen Aufgaben von Immobilienverwaltungen. Bei (teil-)optierten Liegenschaften sind dabei jedoch einige Besonderheiten zu berücksichtigen. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, worauf Sie achten müssen – und wie Ihnen spezialisierte Software die Arbeit wesentlich erleichtern kann. 

Als optierte Liegenschaft gilt eine Immobilie, die ganz oder teilweise gewerblich genutzt wird und der Mehrwertsteuer unterstellt ist. Diese Optierung bietet sowohl Eigentümer:innen als auch Mieter:innen Vorteile, da die Vorsteuer – wie bei anderen Geschäftsausgaben – geltend gemacht werden kann.

Bei einer voll optierten Liegenschaft sind alle Mietobjekte der Mehrwertsteuer unterstellt. Bei einer teiloptierten Liegenschaft gibt es hingegen sowohl Mietobjekte bzw. Mietflächen, deren Mietverträge mehrwertsteuerpflichtig sind (z. B. Büroräume), als auch solche, die es nicht sind (z. B. Wohnungen).

Für die Nebenkostenabrechnung ist dieser Unterschied entscheidend: Mieter:innen nicht optierter Flächen bezahlen den Bruttobetrag der Kostenanteile (inkl. MWST), während Mieter:innen optierter Flächen den Nettobetrag (exkl. MWST) begleichen.

Was ist bei (teil-)optierten Liegenschaften punkto Nebenkostenabrechnung besonders?

Je nachdem, ob eine Liegenschaft ganz oder teilweise der Mehrwertsteuer unterliegt, oder ob es eine normale Abrechnung ohne Mehrwertsteuer ist, gestaltet sich auch die Nebenkostenabrechnung in einigen wesentlichen Punkten unterschiedlich.

Nebenkostenabrechnung für nicht optierte Liegenschaften

Bei nicht optierten Liegenschaften – wie etwa einem klassischen Mehrfamilienhaus mit Mietwohnungen – handelt es sich um den Standardfall: Die Nebenkosten werden anhand eines Verteilschlüssels auf die Mietparteien aufgeteilt. Sämtliche Mieter:innen bezahlen dabei den Bruttopreis, das heisst, die Mehrwertsteuer ist in den abzurechnenden Kosten enthalten.

Nebenkostenabrechnung für optierte Liegenschaften

In vollständig optierten Liegenschaften – bei denen also 100% der Flächen der Mehrwertsteuer unterstellt sind – erfolgt die Nebenkostenabrechnung wie gewohnt. Der Unterschied besteht darin, dass die Mieter:innen hier den Nettopreis bezahlen und die Mehrwertsteuer zusätzlich separat ausgewiesen wird.

Nebenkostenabrechnung für teiloptierte Liegenschaften

In teiloptierten Liegenschaften erhalten die Mieter:innen unterschiedlich ausgestaltete Nebenkostenabrechnungen: Einige erhalten eine Abrechnung mit Bruttobeträgen, andere mit Nettobeträgen – je nachdem, ob ihre Fläche optiert ist oder nicht.

Kompliziert wird dies insbesondere bei gemeinschaftlich getragenen Kosten wie beispielsweise den Heizkosten. Denn die Eigentümerschaft hat die Gesamtkosten grundsätzlich brutto bezahlt, also Nettobetrag plus Mehrwertsteuer. Beim Umlegen auf die Mieterschaft muss jedoch nach Brutto- und Nettokosten unterschieden werden.

Aus diesem Grund ist die Berechnung einer Nebenkostenabrechnung für teiloptierte Liegenschaften deutlich komplexer als bei vollständig optierten oder nicht optierten.

Mithilfe von Immobiliensoftware einfach Nebenkostenabrechnungen erstellen

Dank einer moderner Immobiliensoftware gestaltet sich die Erstellung von Nebenkostenabrechnungen heute deutlich effizienter. Mit dem richtigen Tool lassen sich viele Aufgaben automatisieren und Fehler vermeiden.

Zum Beispiel können:

• Mietverträge mit unterschiedlichen Nebenkostenkomponenten geführt werden – auch rückwirkende Anpassungen sind vor der definitiven Abrechnung einer Periode möglich.
• So viele Kostenstellen wie benötigt geführt werden, um die abzurechnenden Kostenarten mit fixen oder variablen Verteilschlüsseln auf die Mieter:innen weiterzuverrechnen.
• Variable Kosten (z. B. VHKA, verbrauchsabhängige Heiz- und Warmwasserkosten) via Schnittstelle automatisch in die Verteilschlüssel abgefüllt werden.
• Bei Mieterwechseln je nach Nutzung verschiedene Verteilschlüssel bzw. Gewichtungsregeln angewendet werden.
• Kostenanteile von Mietparteien automatisch berechnet und zu Lasten der Eigentümerschaft ausgebucht werden, wenn diese nicht von den betroffenen Mietparteien übernommen werden müssen (z. B. Nebenkostenakonto und -pauschalen in derselben Kostenart vorhanden).
• Detaillierte Kostenaufstellungen sowie Mehrjahresvergleiche der abzurechnenden Kosten erstellt werden, ebenso wie eine Übersicht aller Mietparteien und deren Kostenanteile.
• Bei Mietverträgen mit mehreren Objekten einer Mieterschaft die einzelnen Abrechnungen in einer einzigen Rechnung zusammengefasst werden.

Hinweis: Der Automatisierungsgrad der oben aufgeführten Funktionalitäten variiert von Software zu Software. Prüfen Sie deshalb genau, was die Anwendung können soll und evaluieren Sie verschiedene Softwarelösungen für die Immobilienbewirtschaftung.

Voraussetzungen für die korrekte Erstellung einer Nebenkostenabrechnung mit MWST in GARAIO REM

Damit die Nebenkostenabrechnung mit Mehrwertsteuer mithilfe von GARAIO REM korrekt funktioniert, müssen folgende Grundvoraussetzungen erfüllt sein:

• Die Eigentümerschaft der Liegenschaft muss der Mehrwertsteuer unterstellt sein.
• In der Buchhaltung der Liegenschaft muss eine Steuerquote grösser als 0% erfasst sein, entsprechend dem Anteil der optierten Fläche. (Zudem wird diese Steuerquote historisch geführt, da sich diese Quote jederzeit ändern kann).
• Die Nebenkostenkonten müssen mit MWST-Informationen versehen sein, damit beispielsweise Vorsteuerabzüge automatisch vorgenommen werden können.
• Rechnungen, die in Nebenkostenkonten verbucht werden, müssen mit dem entsprechenden MWST-Code gebucht werden. Nur so können sowohl automatische Vorsteuerbuchungen als auch spätere Korrekturbuchungen vom System automatisch und korrekt durchgeführt werden.

«Das Tolle ist: Sind alle diese Parameter einmal korrekt hinterlegt und konfiguriert, erfordert die Abrechnung optierter oder teiloptierter Liegenschaften keinen zusätzlichen Aufwand wie das Erfassen von manuellen Buchungen mehr. Die spezifischen MWST-relevanten Zusatzbuchungen laufen automatisch.» – Theo Schneider

Automatische Behandlung der Mehrwertsteuer in Nebenkostenabrechnungen am Beispiel von GARAIO REM

Umsatzsteuer

Die Nebenkostenvorauszahlungen von mehrwertsteuerpflichtigen Mieter:innen werden bei der Sollstellung des Mietzinses automatisch auf das dafür konfigurierte Umsatzsteuerkonto verbucht.

Vorsteuer

• Rechnungen, die in Nebenkostenkonten verbucht werden, lösen eine automatische Buchung der Vorsteuer in das vordefinierte Vorsteuerkonto aus – dies geschieht im Quartal der Rechnungserfassung (z. B. 3. Quartal 2025).
• Wird die Nebenkostenabrechnung definitiv verbucht (z. B. im 2. Quartal 2026), erfolgt eine Korrekturbuchung der Vorsteuer, ebenfalls automatisch und im aktuellen Quartal.

Diese Korrektur berücksichtigt unter anderem die Anteile der nicht optierten Mieter sowie Kosten, die zulasten der Eigentümerschaft gehen (etwa Leerstände).

Wahl einer geeigneten Software für die Nebenkostenabrechnung für (teil-)optierte Liegenschaften

Bei der Wahl einer Immobiliensoftware sollten Sie auf mehrere Kriterien achten:

• Die Software sollte auf die Anforderungen und rechtlichen Rahmenbedingungen der Schweiz abgestimmt sein.
• Optimal ist eine Lösung, die von professionellen Immobilienbewirtschafter:innen mitentwickelt wurde – denn sie kennen die tagtäglichen Herausforderungen, welche die Software lösen sollte, am besten.
• Ein Anbieter mit viel Erfahrung und Referenzen bei grossen Kund:innen, bringt das nötige Know-how und Netzwerk mit, um auch komplexe oder seltene Fälle zuverlässig abzubilden.

Besonders der letzte Punkt sei bei teiloptierten Liegenschaften wichtig, wie unser Experte erklärt: «Hier entstehen viele komplexe Szenarien, die sauber entwickelt werden müssen, damit sie automatisiert verarbeitet werden können. Je grösser und erfahrener der Anbieter und je besser und aktiver seine Kunden-Community, desto höher die Wahrscheinlichkeit, dass spezifisches Wissen zu Ausnahmefällen vorhanden ist und in die (Weiter-)Entwicklung der Lösung einfliesst.»