Schluss mit isolierten Dateninseln und mühsamen Telefonaten in der Bewirtschaftung. Die Plattform my-rubics will Verwaltung, Service und Vermietung in einem einzigen, logischen System verbinden.
Viele Gebäude sind heute hochwertig geplant und professionell gebaut. Architektur, Materialien und Technik entsprechen höchsten Standards. Doch sobald Menschen darin wohnen oder arbeiten, zeigt sich eine andere Realität. Mieter schreiben E-Mails, Bewirtschafter telefonieren hinterher, Informationen liegen in unterschiedlichen Programmen, Listen und Postfächern. Was digital beginnt, endet nicht selten analog. Genau an diesem Punkt setzt eine neue Schweizer Plattform an. Sie will den Betrieb von Immobilien so einfach und nachvollziehbar machen, wie man es aus anderen Lebensbereichen längst kennt.
Ein Gebäude ist kein abgeschlossenes Produkt. Es wird täglich genutzt, verändert sich über die Zeit und benötigt über Jahrzehnte hinweg laufend Betreuung, Wartung und Service. In der Praxis arbeiten jedoch alle Beteiligten mit voneinander getrennten Lösungen. Daten werden doppelt erfasst, Zuständigkeiten sind unklar, Prozesse dauern länger als nötig. Das führt nicht nur zu Ineffizienz, sondern auch zu Frust – bei Mietern ebenso wie bei Bewirtschaftern. Die Plattform my-rubics will diesen Zustand auflösen. Aber nicht als eine weitere Einzellösung oder Entwicklung, die von Grund auf neu entsteht. Sondern als nahtlose Zusammenarbeit von etablierten Lösungen, die Verwaltung, Service und Nutzererlebnis in einer gemeinsamen Logik zusammenführt.
Das technische Fundament von my-rubics stammt von der Firma Garaio REM. Ihr ERP-System, also das Bewirtschaftungs- und Buchhaltungssystem, wird bereits heute für Tausende Liegenschaften in der Schweiz eingesetzt und ist für viele Bewirtschafter das zentrale Arbeitsinstrument im Alltag. CEO Beat Rohrbach erkannte früh, dass eine reine Datenverwaltung den Anforderungen heute nicht mehr genügt. «Systeme müssen Abläufe verstehen, Zusammenhänge erkennen und Prozesse automatisch steuern können», sagt er. Nur so würden sich wachsende Immobilienportfolios effizient betreuen lassen. Aus diesem Grund setzt Garaio REM bewusst auf eine enge Zusammenarbeit mit spezialisierten Partnern, statt auf lose Schnittstellen.
Ein weiterer Partner ist imofix.io. CEO Philipp Meisel verantwortet bei my-rubics den Bereich Service. Sein Ansatz ist bewusst leicht gehalten: Mieterservice stets dann, wenn der Mieter beziehungsweise Kunde ein Bedürfnis hat. Dabei ist der Ablauf so einfach wie Onlineshopping und die Lösung der Supportfälle ist so zielgerichtet und transparent wie eine Paketzustellung. Klar, automatisiert, ohne Umwege. Das System erkennt automatisch den Mieter und kann Handwerker im Falle von Schadensmeldungen sofort vollständig automatisiert beauftragen. Durch die nahtlose Integration können Mieter bald auch selbständig auf ihre Stammdaten zugreifen und diese auch ändern.
Der dritte Partner ist Beyonity. Das Immobilienvermarktungsunternehmen definiert bei my-rubics das digitale Nutzererlebnis neu, indem es die Vermarktung radikal aus der Perspektive des Mietinteressenten denkt. Sie können Wohnungen digital entdecken, vergleichen und Entscheidungen treffen, ohne zwischen verschiedenen Plattformen wechseln zu müssen. Wichtig dabei ist die direkte Verknüpfung mit den nachgelagerten Prozessen. Entscheidungen bleiben nicht im Digitalen stehen, sondern fliessen unmittelbar in den Vermietungsprozess ein. CEO Oliver Grimm beschreibt den Anspruch so: «Eine Wohnung zu mieten, ist so einfach wie ein Einkauf im Onlinehandel – verständlich, transparent und ohne unnötige Hürden.»
Gemeinsam verfolgen die drei Firmen ein klares Ziel: Alle relevanten Schritte rund um eine Immobilie sollen in einer einzigen Plattform zusammengeführt werden. Ohne Medienbrüche, ohne doppelte Datenerfassung und ohne Informationsverluste zwischen den Beteiligten. Entscheidend ist: Für den Kunden bleibt der Aufwand minimal. So wird my-rubics nicht als zeitraubendes IT-Projekt ausgerollt, sondern als integriertes Ökosystem, dessen technische Komplexität die Partner bereits im Hintergrund gelöst haben.
Ein typisches Beispiel zeigt, wie sich der Alltag für alle involvierten Seiten dadurch verändert. Fällt am Wochenende beispielsweise ein Kühlschrank aus, bedeutet das heute oft Unsicherheit für den Mieter und einen hohen Koordinationsaufwand für die Bewirtschaftung. Telefonate, Rückfragen und manuelle Abklärungen bestimmen den Ablauf und warten auf den Arbeitsbeginn am Montag. Mit my-rubics läuft dieser Prozess strukturiert und automatisiert ab. Der Mieter meldet den Vorfall digital, das System erkennt automatisch Wohnung und Vertrag, prüft Zuständigkeiten und löst den Auftrag beim passenden Handwerker aus. Der Mieter erhält eine Rückmeldung mit Zeitfenster und weiteren Informationen.
Für Bewirtschafter bedeutet das endlich eine spürbare Entlastung im Alltag. Standardfälle werden in Zukunft automatisiert durch das System laufen, während komplexere Themen gezielt bearbeitet werden können. Das Berufsbild wird sich dadurch grundlegend verändern. Weg vom reinen Verwalten einzelner Fälle hin zum aktiven Steuern und Begleiten von Ausnahmen und Sonderfällen. Zeit wird dort eingesetzt, wo sie tatsächlich Mehrwert schafft.
Ein zentrales Element von my-rubics ist der sogenannte Gestaltungsrat. Hier wird die Plattform nicht isoliert entwickelt, sondern gemeinsam mit grossen Marktteilnehmern weitergedacht. Der Immobiliendienstleister Privera gehört zu den beteiligten Unternehmen. Dessen Leiter für die Bewirtschaftung in der Deutschschweiz, Daniel Marquart, sieht den entscheidenden Vorteil vor allem in der operativen Konsequenz. «Zum ersten Mal existieren Verwaltungssysteme und digitale Services nicht nebeneinander, sondern werden konsequent zusammengeführt.». Privera nutze diese Integration, um Prozesse zu vereinfachen, Transparenz zu erhöhen und die Bewirtschaftung nachhaltig weiterzuentwickeln. Damit positioniere sich das Unternehmen frühzeitig in einem Markt, in dem Effizienz und Nutzererlebnis zunehmend über Qualität entscheiden.
Auch die Previs Vorsorge bringt ihre Perspektive in die Entwicklung von my-rubics mit ein. Markus Mürner, Leiter Asset Management, erklärt, dass sich die Erwartungen der Mieter in den letzten Jahren stark verändert haben. «Mieter wollen heute einfache, schnelle und transparente Abläufe – unabhängig von Öffnungszeiten oder persönlichen Ansprechpartnern.» Genau hier setze my-rubics an.
Besonders deutlich wird der Ansatz des neuen Schweizer Netzwerks bei Neubauprojekten. Noch bevor ein Gebäude fertiggestellt ist, können Interessenten ihre zukünftige Wohnung digital erleben. Sie erkunden Grundrisse, Varianten und Ausstattungen und treffen Entscheidungen in ihrem eigenen Tempo. Der entscheidende Unterschied zu bisherigen Lösungen liegt in der Integration. Informationen wie relevante Mieter- und Stammdaten fliessen direkt in den Vermietungsprozess ein und müssen nicht erneut erfasst werden. Dadurch kann der Mietvertrag innerhalb von wenigen Minuten finalisiert werden.
So entsteht ein nahtloser Übergang vom ersten Eindruck der zukünftigen Mieter- oder Käuferschaft bis zum Vertragsabschluss. Fehler werden reduziert, Abläufe beschleunigt und Entscheidungen nachvollziehbar dokumentiert. Der Mensch steht dabei im Mittelpunkt – nicht das System. Digitale Prozesse unterstützen den Entscheidungsweg, ohne ihn zu verkomplizieren.
Die Plattform my-rubics steht für die Vision eines Gebäudes, das für alle Beteiligten verständlich und transparent wird. Wenn Daten nicht mehr in einzelnen Systemen isoliert sind, profitieren Eigentümer von besseren Entscheidungsgrundlagen, Bewirtschafter von klaren Prozessen und Mieter von einem unkomplizierten Alltag. Informationen stehen dort zur Verfügung, wo sie gebraucht werden. Das neue System unterstützt die langfristige Planung ebenso wie den täglichen Betrieb.
Da my-rubics auf den etablierten Lösungen aller Partner aufbaut, ist vieles sofort verfügbar. «Aber das Ziel verlangt mehr, viel mehr», sagt Beat Rohrbach. Schon bald kommen neue Funktionen dazu, die gemeinsam mit der Branche und vor allem dem Gestaltungsrat kontinuierlich weiterentwickelt werden.
Von Mark Baer
Dieser Artikel ist im Rahmen der NZZaS-Verlagsbeilage «Zukunft Bauen» erschienen. Inhalt realisiert durch NZZ Content Creation in Kooperation mit Brand Relations. Hier geht es zu den NZZ-Richtlinien für Native Advertising.