Die Wahl einer passenden Immobiliensoftware will gut überlegt sein. Denn je besser die Lösung zu den eigenen Bedürfnissen passt, desto stärker profitiert man langfristig.
Immobilienbewirtschafter:innen tragen viel Verantwortung: Sie stellen ein korrektes Daten- und Prozessmanagement sicher, sind für ganz unterschiedliche Personengruppen Ansprechpartner:in und Schnittstelle – und das oftmals für Hunderte von Objekten.
Spezialisierte Immobiliensoftware hilft dabei, allen Anforderungen gerecht zu werden und diese wichtigen Aufgaben stemmen zu können. Doch wenn es daran geht, die passende Software zu finden, hat man die Qual der Wahl zwischen vielen verschiedenen Anbietern.
Wir zeigen Ihnen, worauf es ankommt und wie der Entscheid gelingt.
Im Gegensatz zu branchenunabhängigen Lösungen aus den Bereichen Enterprise Resource Planning (ERP) und Customer Relationship Management (CRM) bietet spezialisierte Software für die Immobilienbewirtschaftung gezielte Funktionen:
Insbesondere die Liegenschaftsbuchhaltung unterscheidet sich in vielen Punkten deutlich von der Buchhaltung in anderen Unternehmensbereichen. Deshalb braucht es dafür auch spezielle Funktionen und Eigenschaften, beispielsweise:
Zudem stehen je nach Anbieter auch verschiedene hilfreiche Zusatzfunktionen und -erweiterungen zur Verfügung, zum Beispiel ein Eigentümerportal für direkten Zugriff auf die relevanten Informationen für die jeweiligen Parteien, Funktionen zur automatisierten Rechnungsverarbeitung oder auch Möglichkeiten zur mobilen Nutzung vor Ort (beispielsweise auf einem Tablet).
Eine Software für die Immobilienbewirtschaftung in der Schweiz sollte gewisse Kriterien erfüllen:
Halten Sie zunächst Ihren Anwendungsfall und Ihre Bedürfnisse fest: Wie viele Objekte gibt es zu bewirtschaften? Und welche Prozesse sollen mithilfe der Software abgewickelt werden?
Daraus können Sie ableiten, welche konkreten Funktionen Sie benötigen. Am besten Sie besprechen das direkt mit den Anwender:innen in Ihrem Unternehmen und halten die Ergebnisse schriftlich fest.
Folgende Fragen helfen Ihnen dabei:
Tipp: Halten Sie erst einmal alle Anforderungen ungefiltert fest. Im Anschluss priorisieren Sie diese, sodass Sie genau wissen, welche Punkte ein absolutes Muss sind und auf welche Sie allenfalls verzichten könnten.
Wenn Sie mit der Software Immobilien in der Schweiz bewirtschaften wollen, konzentrieren Sie sich am besten auf Schweizer Anbieter. So können Sie sicher sein, dass alle landesspezifischen Vorschriften, Standards und Besonderheiten berücksichtigt werden.
Recherchieren Sie, wer die definierten Anforderungen erfüllt und die gesuchten Funktionen bietet.
Folgende Fragen helfen Ihnen dabei, sich ein erstes Bild vom Anbieter zu verschaffen:
Nun haben Sie einen ersten Überblick, was die unterschiedlichen Anbieter auszeichnet. Wählen Sie diejenigen aus, die Ihnen am vielversprechendsten erscheinen und lassen Sie sich in einer Demo konkret zeigen, wie die Software aussieht und bedient wird.
Wir empfehlen Ihnen, dabei direkt auch (ausgewählte) Anwender:innen miteinzubeziehen.
Folgende Fragen helfen Ihnen dabei:
Tipp: Besonders effizient und erkenntnisreich wird die Demo, wenn Sie eine Liste bestimmter Funktionalitäten und Anwendungsfälle mitbringen, die für Sie besonders wichtig sind.
Haben Sie ein oder zwei Kandidaten in der engeren Auswahl, ist es abschliessend hilfreich, Referenzen von bestehenden Kund:innen einzuholen. Häufig finden Sie die jeweiligen Unternehmen (teils mit direkten Ansprechpartner:innen) auf der Website des Softwareanbieters. Oder vielleicht kennen Sie auch jemanden aus Ihrem beruflichen Umfeld, der bereits mit der Software arbeitet.
Folgende Fragen helfen Ihnen dabei:
Nun wissen Sie wahrscheinlich schon ziemlich genau, welche Lösung für Sie infrage kommt. Bleibt noch die Planung der konkreten Umsetzung. Sprechen Sie mit dem gewählten Software-Anbieter über Ihre Bedürfnisse für die Implementierung sowie Schulung für Ihre Mitarbeitenden – und legen Sie los mit der Planung der Einführung.
Unser Head of Marketing & Sales, Thomas Hadorn, erklärt Ihnen, was die häufigsten Fehler bei der Wahl einer (neuen) Immobiliensoftware sind und wie Sie diese vermeiden. So finden Sie möglichst rasch und effizient die beste Lösung für Ihre Bedürfnisse – und profitieren frühzeitig von den positiven Effekten.
Fehler: Die Anforderungen werden nicht eingehend geprüft und definiert.
So geht’s besser: Nehmen Sie sich ausreichend Zeit für diesen Schritt, denn das ist die Basis für alles Weitere. Nur so kann die gewählte Lösung am Ende auch wirklich ihr volles Potenzial für Ihre Anwendungsfälle entfalten.
Fehler: Die späteren Anwender:innen werden nicht (oder zu spät) miteinbezogen.
So geht’s besser: Sprechen Sie direkt mit den Menschen, die nachher tagtäglich mit der Software arbeiten werden. So gehen Sie sicher, dass alle wichtigen Funktionen enthalten sind. Ausserdem tragen Mitarbeitende einen Systemwechsel erfahrungsgemäss besser mit, wenn sie mitreden durften.
Fehler: Die bestehenden Prozesse werden nicht grundsätzlich hinterfragt.
So geht’s besser: Nutzen Sie die anstehende Veränderung, um sich zu fragen: «Welche Prozesse ergeben (noch) Sinn? Welche sind allenfalls historisch gewachsen und unterdessen überholt?» Seien Sie kritisch und bleiben Sie offen. So kann es gut sein, dass Sie mit der Einführung einer (neuen) Immobiliensoftware gleich noch gewisse Prozesse im Kern optimieren können und dadurch erst noch effizienter werden.
Fehler: Bei den entscheidenden Faktoren wird kurzfristig statt langfristig gedacht.
So geht’s besser: Denken Sie ganzheitlich und langfristig und rechnen Sie in Faktoren wie den Preis auch langfristige Auswirkungen und Potenziale mit ein: zum Beispiel die zu erwartende Effizienzsteigerung und Mitarbeiterzufriedenheit oder auch die Mehrkosten bei Problemen und Fehlern oder gar einem erneuten Systemwechsel.
Fehler: Die Mitarbeitenden werden nicht rechtzeitig vorbereitet und geschult.
So geht’s besser: Ziehen Sie alle vom Systemwechsel betroffenen Mitarbeitenden frühzeitig ein und berücksichtigen Sie beim Projektmanagement auch ausreichend Zeit für die Schulung und Einführung. So gelingt die Implementierung reibungslos, und das neue System kann möglichst rasch sein Potenzial entfalten.